Návod na používaní Dokumentového serveru
Dokumentový server umožňujě spolupráci více uživatelů při správě a ukládání dokumentů do složek, stahování, blokaci a nahrávání dokumentů, správu přístupu uživatelů a oprávnění, verzování dokumentů a hromadné operace se složkami a soubory.
Správa dokumentů
Dokumenty jsou řazeny do složek stejně jako na lokálním počítači (strom složek a souborů).
Jednotlivé dokumenty mohou obsahovat jejich další verze, které jsou dostupné zvlášť.
Vytvoření složky
Složku vytvoříte kliknutím na tlačítko Nová složka a zadáním jejího názvu. Název je možné zadat s dikatirikou (podpora pro UTF-8 kódování).
Každá složka v dokumentovém serveru může obsahovat individuální nastavení úrovně oprávnění pro konkrétní uživatelské skupiny stejně jako instance DS (viz výše). U složek není možné již ovlivnít přístup na úrovni uživatelské role. Výchozí hodnota se dědí z nastavení pro skupiny na úrovní DS (bylo li zadáno).
Složku uložte pomocí tlačítka OK.
Přesun složky
Složku lze přesunout na jiné místo pomocí drag & drop ve stromu složek. Složka je přesunuta včetně všech podsložek a souborů v nich, což změní jejich cesty. Pouze trvalé odkazy zůstanou zachovány.
Chcete-li přesunout více složek najednou, použijte hromadnou akci (viz níže).
Vytvoření dokumentu
Dokument vytvoříte kliknutím na tlačítko Nový dokument.
Zvolte tlačítko Vyberte soubor (velikost max. 32 MB). Můžete zadat verzi (nepovinné). Soubor nahrajete do systému pomocí tlačítka OK. Soubor se začne nahrávat a průběh nahrávání je zobrazen graficky.
Podpora dokumetů:
- DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, PPT, PPTX, ZIP a další
- maximální velikost jednoho nahrávaného souboru je 32 MB
- lze nahrávat soubory s dikatirikou v názvu (systém podporuje UTF-8 kódování)
Přesun dokumentu
Chcete-li přesunout dokument nebo více dokumentů najednou, použijte hromadnou akci (viz níže).
Stahování a blokace
Soubor stáhnete kliknutím na odkaz s jeho názvem.
Chcete-li stáhnout dokument pro úpravy a pracovat na něm, je možné použít odkaz Stáhnout a zamčít. Tím se provede blokace dokumentu a dokument bude možné ostatními uživateli pouze stahovat, nikoliv již stahovat pro úpravy.
Dokud dokument nenahrajete zpět, není možné a nahrávat nové verze.
Nahrávání nových verzí
Novou verzi dokumentu nahrajete kliknutím na odkaz Nahrát u příslušného dokumentu. Dále postupujte stejně jako v případě nového dokumentu (viz výše).
Zrušení blokace dokumentu bez nahrání nové verze
V případe, že je třeba zrušit blokaci dokumentu (např. v případě, že jste omylem klikli na odkaz Stáhnout a zamčít), je možné blokaci jako její autor zrušit kliknutím na odkaz Zrušit blokaci.
Trvalý odkaz ke stažení
Kliknutím na Odkaz lze získat trvalý přímý odkaz ke stažení dokumentu. Ten můžete zkopírovat a poslat komukoliv pomocí e-mailu, IM nebo jej vložit do www stránky.
Tento odkaz je permanentní i v případě přesunu složky v rámci jedné instance DS. Odkaz přestane fungovat pouze pokud je dokument z DS smazán.
Pozor: je třeba si uvědomit, že pomocí linku se k dokumentu dostane kdokoliv i bez přístupových práv!
Hromadné operace
Hromadné operace se složkami a soubory lze provádět pomocí tzv. „hromadných akcí“ v nástrojové liště.
Pomocí zatržítek máte možnost ovlivnit výběr složek a dokumentů.
Dostupné hromadné akce
- přesun – přesune označené soubory a složky na požadované místo. V dialogovém okně vyberte kliknutím ve stromu cestu, kam chete soubory přesunout. Složka je přesunuta včetně všech podsložek a souborů v nich, což změní jejich cesty. Pouze trvalé odkazy zůstanou zachovány.
- stažení jako ZIP – stáhne všechny označené soubory a složky v jednom ZIP archívu (názvy souborů v ZIP archivu musí být v kódování IBM850, tzn je třeba UTF-8 znaky mimo rozsah odstranit, což má za následek odstranění diaktitiky). V případě, že složka obsahuje podsložky, ke kterým nemáte právo čtení, ZIP archiv obsahuje pouze prázné složky bez obsahu.
- mazání – nenávratně odstraní veškeré označené soubory a složky včetně všech jejich podsložek i souborů. V případě, že složka obsahuje podsložky, ke kterým nemáte právo zápisu, operace mazání je ukončena a složky nejsou smazány.